Rapat dihadiri oleh sejumlah pemangku kepentingan dari berbagai unsur pemerintahan, keamanan, serta partai politik. Adapun peserta rapat terdiri dari:
- Ketua dan Anggota KPU Kabupaten Kepulauan Anambas
- Bawaslu Kabupaten Kepulauan Anambas
- Kapolres Kepulauan Anambas
- Kepala Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tarempa
- Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Kepulauan Anambas
- Komandan Lanal Tarempa dan Dandim 0318/Natuna
- Pimpinan Partai Politik tingkat Kabupaten Kepulauan Anambas
- Rekan-rekan media lokal
Seluruh peserta rapat diwajibkan hadir sesuai waktu yang telah ditentukan serta mengisi daftar hadir sebagai bentuk validasi keikutsertaan. Rapat dapat mengalami penundaan maksimal dua kali dengan masing-masing durasi 15 menit jika jumlah peserta belum memenuhi syarat kuorum. Setelah batas waktu tersebut terlewati, rapat dinyatakan sah dan berlanjut meskipun jumlah peserta belum optimal.
Rapat dipimpin oleh Ketua KPU atau anggota KPU yang ditunjuk. Selama rapat berlangsung, peserta memiliki hak untuk menyampaikan saran, pendapat, serta masukan atas hasil rekapitulasi yang disampaikan oleh KPU, sepanjang didukung dengan data otentik.
